La commune de Trébeurden recrute un(e) assistant(e) administrative dans le cadre d’un remplacement pour congé maladie.
Sous l’autorité du DGS, l’agent sera en charge du secrétariat des affaires générales ainsi que de la gestion des agendas et des demandes.
Secrétariat des affaires générales :
– Préparation du conseil(…)
La commune de Trébeurden recrute un(e) assistant(e) administrative dans le cadre d’un remplacement pour congé maladie.
Sous l’autorité du DGS, l’agent sera en charge du secrétariat des affaires générales ainsi que de la gestion des agendas et des demandes.
Secrétariat des affaires générales :
– Préparation du conseil municipal et des commissions (centralisation des dossiers des services, rédaction de projets de délibérations, convocations, présentation PPT, etc.) et suivi des décisions (élaboration de compte-rendu, de procès-verbal, transmission des dossiers dans les services et aux organismes extérieurs concernés, etc.)
– Organisation et planification des réunions (rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou les élus, respecter les délais de transmission de documents avant les réunions, rédiger et transmettre les relevés de décision)
– Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (saisie et mise en forme de tous types de courriers et de documents de formes et contenus divers)
– Suivi de la dématérialisation des actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés), de leur exécution, leur publication et leur archivage
– Circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la collectivité (gestion des courriers, courriels, comptes rendus, gestion du suivi des parapheurs, tenue et classement des dossiers, …)
Gestion des agendas et des demandes :
– Organisation des activités du Maire et du Directeur Général des services, (gestion de l’agenda, prise des rendez-vous en fonction des priorités de chacun, rappel des informations importantes et transmission des messages)
– Réception et filtre des messages, renseignements des interlocuteurs, transmission vers les personnes compétentes
– Réception et gestion de courriers, suivi des réponses en lien avec l’ensemble des élus et services municipaux
Appui ponctuel pour les actions de communication
Poste à pourvoir immédiatement
Connaissances de l’environnement des collectivités locales demandées
