Principales activités du poste
– Assure l’accueil téléphonique, numérique et physique ;
– Traite le courrier du service entrant : ouverture, traitement, parapheur, et trace le courrier sortant à l’endroit des usagers et services partenaires ;
– Fait circuler de l’information à l’interne du service (courrier, mail, message téléphoniques) ;
– Assure la transmission des documents (papier et dématérialisés) entre le service et les services du siège (factures, fiches de déplacement, documents administratifs, prépaie et dossier des personnels);
– Assure le classement et l’archivage numériques des dossiers selon les modalités respectives pour chacun des services du site ;
– Tient les tableaux nécessaires au suivi des mesures et les bases de données des situations évaluées ;
Actualise, adapte et créé des outils de suivi d’activités ;
Met en forme les rapports d’activité et statistiques ;
– Tient les bases de données liées à la gestion du service ;
– Gère les stocks et commandes (papier, numériques) ;
– Ouvre des comptes clients-fournisseurs ;
Met à jour l’arborescence ;
– Attribue les équipements (téléphones, ordinateurs.) et informe des procédures (arborescence, remboursements, régie, etc) à l’arrivée de nouveaux professionnels et stagiaires, ainsi qu’au retour des équipements au départ des personnes ;;
– Assure la continuité des déclarations de sinistres et leurs suivis auprès de l’assureur et des tiers ;
– Participe aux réunions et groupes de travail du service SEVAD des assistants administratifs ;
Crée des procédures liées à la fonction d’assistant administratif.
Communication :
– Procède à l’affichage légal et associatif ;
– Réalise des supports Power Point ;;
– Transmet les informations du service pour la mise à jour du site ;
– Veille à l’actualisation des documents de présentation du service (papier et numérique);
– Tient à jour les mailings du service et des équipes;
– Organise les réunions et manifestations du site.
Soutien à l’encadrement et la direction :
– Assure la prise de notes et la rédaction de comptes rendus à la demande du responsable de service et de la directrice du Pôle ;
– Assure le suivi administratif des demandes de subvention en lien avec le RdS demandeur ;
– Saisit et met en forme des documents administratifs, rapports, etc.
En qualité de référent de la prépaie
Assure l’enregistrement en continu des données utiles à la prépaie ;
Etudie et complète la prépaie adressée par le service RH ;
Veille à la validation par l’encadrement et au retour au service RH ;
Interlocuteur privilégié du service RH.COMPETENCES REQUISES SUR LE POSTE
– Ponctualité, rigueur ;
– Méthode et organisation ;
– Adaptabilité ;
– Respect absolu des principes de confidentialités liés aux missions des services ;
– Réactivité ;
– Capacité à travailler en équipe ;
– Capacité d’organisation dans le temps (prioriser) et dans les tâches confiées (ex : organiser et préparer une réunion/manifestation) ;
– Capacité à organiser et réaliser une tache à partir d’indications données par un cadre (et ceci jusqu’à sa réalisation effective) ;
– Parfaite compréhension des objets de travail et organisation des services du Pôle pour en assurer la continuité (plateforme Assistants) et des enjeux afférents (pour comptes rendus) ;
– Connaissance du réseau partenarial ;
– Capacité rédactionnelle et de synthèse ;
– Connaissances en matière de communication (pour comptes rendus)
– Discrétion absolue sur tout ce qui n’est pas publique ou immédiatement « publiable » ;
– Adaptabilité à l’environnement et aux nouveaux outils ;
– Des savoirs et des savoir-faire dans les domaines :
– De la maîtrise de la langue française,
– De la saisie et mise en forme de documents,
– De la bureautique : Word, Excel, Power Point et autres,
– Des principes, techniques et outils de communication,
– De l’organisation, du suivi et de la tenue des dossiers.
CONDITIONS
CDD à temps plein à pourvoir à compter du 17/08/2026
Poste situé à Saint Brieuc (22000)
Rémunération selon la grille des techniciens qualifiés de la CCN 66.
Une attestation d’honorabilité valide en cas d’embauche est à fournir.
