Votre mission
L’assistant(e) de direction est chargée par la direction et en collaboration avec les directions adjointes d’organiser les activités du comité de direction, de gérer les informations, la communication interne et externe relatif à ces activités et de coordonner l’organisation des événements de l’association.
Organisation des activités du comité de direction
– Préparer les calendriers, anticiper les échéances et constituer les dossiers préparatoires aux réunions
– Suivre les plans d’actions d’amélioration de la qualité et les projets en cours en renseignant le logiciel AGEVAL
– Participer aux évaluations internes et externes, en lien avec les pilotes concernés.
– Coordonner sur le plan administratif les activités des commissions
– Accueillir et renseigner les partenaires et prestataires
– Développer une collaboration efficace avec les autres services
– Actualiser les informations professionnelles et réglementaires
– Participer aux réunions du comité de direction
– Concevoir, rédiger et effectuer la saisie des documents
Gestion des informations et de la communication interne et externe
– Se charger de l’archivage papier et numérique des activités de la direction
– Organiser la gestion documentaire et assurer les circuits de diffusion aux bonnes personnes
– Sécuriser les espaces de travail partagés
– Valoriser les réalisations internes et externes par le biais de communications adaptées (rapports d’activités, posts réseaux sociaux, actualisation site internet et intranet, mesures d’impact.)
– Communiquer sur les échéances régulières en interne et les points ponctuels (newsletters, notes de direction)
– Veiller au respect des normes en vigueur et à l’amélioration continue des processus en préservant la cohérence de l’image de l’entreprise et en respectant la stratégie de communication.
– Participer à la conception et la validation d’outils et procédures de travail
– Former ou sensibiliser les collaborateurs à l’usage de l’outil qualité.
Coordination logistique des événements
– Concevoir, planifier et organiser les événements internes (réunions, séminaires, journées de cohésion) et externes (salons, forums, conférences.)
– Elaborer retroplannings et budgets
– Mobiliser les partenaires, prestataires et bénévoles
– Assurer la logistique (réservations, matériel, sécurité, restauration.)
– Assurer la coordination et la bonne réalisation des événements le jour J.
Profil recherché
Licence ou équivalent
Expérience minimale de 5 ans
Maitrise des outils de communication, bureautiques, collaboratifs et qualité
Permis B exigé
Ce que nous vous offrons
Poste polyvalent avec marge d’autonomie
Équipe engagée et dynamique
Outils professionnels : véhicule de service, PC portable, téléphone, analyse des pratiques
Conditions de travail stables avec télétravail partiel possible sur certaines tâches
