Dans le cadre d’un départ en retraite à venir, l’Association Départementale des Alternatives Judiciaires recrute un(e) secrétaire administratif et financier pour effectuer les missions suivantes :
Accueil téléphonique et gestion du standard
– Répondre aux appels entrants et proposer une écoute de premier niveau aux appelants.
– Identifier la(…)
Dans le cadre d’un départ en retraite à venir, l’Association Départementale des Alternatives Judiciaires recrute un(e) secrétaire administratif et financier pour effectuer les missions suivantes :
Accueil téléphonique et gestion du standard
– Répondre aux appels entrants et proposer une écoute de premier niveau aux appelants.
– Identifier la demande et proposer un rendez-vous en fonction des services proposés par l’ADAJ.
– Transmettre les informations aux professionnels concernés.
– Écouter le répondeur à chaque prise de poste, rappeler les usagers pour un premier niveau d’information.
– Assurer une traçabilité des appels et prises de contact.
Gestion administrative globale de l’association
– Rédiger et envoyer les convocations pour les stages, rendez-vous, ou autres événements.
– Rédiger des écrits professionnels (attestations, courriers, comptes rendus, etc.).
– Centraliser et faciliter la transmission de l’information entre les professionnels, les partenaires et les instances dirigeantes.
– Suivi des dossiers administratifs et des obligations légales de l’association.
– Archivage et tenue des registres statutaires.
– Gérer les inscriptions en formation du personnel et les documents associés.
Suivi des mesures judiciaires
– Mettre à jour les tableaux de suivi des nouvelles mesures (CJSE, stages, Ad Hoc…).
– Préparer les dossiers papiers correspondants et les remettre aux coordinateurs pour attribution.
Appui à la gestion financière
– Participer à la préparation des dossiers de subvention (réunir les pièces justificatives, remplir les tableaux financiers de base.).
– Assurer un suivi administratif des dépenses liées aux projets (suivi des factures, bons de commande, tableaux de suivi budgétaire).
– Gérer les mandats de paiement judiciaires.
– Soutien ponctuel à la comptabilité ou à la préparation de bilans financiers, à la demande de la direction.
– Fonction support de la gestion des dossiers Ad Hoc.
Logistique et matériel
– Assurer la gestion des approvisionnements en matériel pour l’association.
