Secrétariat polyvalent de 2 services de protection de l’enfance : le service d’accueil de jour éducatif (SAJE) de Saint-Brieuc et la maison d’enfant à caractère social (MECS) Ty Gwenn.
La secrétaire contribue à la gestion administrative, logistique, comptable, RH des services, ses activités sont très variées et l’amènent à travailler(…)
Secrétariat polyvalent de 2 services de protection de l’enfance : le service d’accueil de jour éducatif (SAJE) de Saint-Brieuc et la maison d’enfant à caractère social (MECS) Ty Gwenn.
La secrétaire contribue à la gestion administrative, logistique, comptable, RH des services, ses activités sont très variées et l’amènent à travailler en collaboration avec les autres secrétaires, les équipes socio-éducatives et la direction, ainsi qu’à un contact quotidien avec le public accueilli.
Missions :
1) Accueil et secrétariat éducatif :
Accueil téléphonique et physique des familles et visiteurs
Gestion du courrier
Rédaction, relecture, correction et diffusion de courriers administratifs, notes, rapports, compte-rendus
Création et mise à jour des dossiers papier et numériques des enfants
Suivi des échéances et planification des différentes réunions
Archivage des données et documents administratifs et comptables
2) Ressources humaines
Tenue des dossiers du personnel de la structure : arrêts maladie, visites médicales, demandes de congés, plannings, fiches horaires…
Préparation des éléments variables de paie en lien avec la cheffe de service
Préparation des contrats en CDD/intérim en lien avec la cheffe de service et avec l’appui des fonctions supports.
3) Logistique
Gestion des stocks de fournitures, matériel médical, outils de travail pour le personnel
Inventaire et stockage des fournitures
Lien avec prestataires externes pour l’entretien des locaux (ménage, réparations diverses…)
4) Comptabilité
Tenue de la caisse
Récupération, vérification des documents comptables et utilisation des matrices
Traitement de la facturation
La fonction implique de faire preuve de qualités relationnelles, d’organisation, de rigueur et de discrétion.
Maîtrise impérative de l’outil informatique, de la suite office et de l’utilisation d’Internet
