RESPONSABILITÉS :
L’Association Hospitalière de Bretagne recherche un Secrétaire médical (H/F) pour exercer dans le cadre d’un CDI à temps plein, selon la répartition suivante :
• à mi-temps au sein de l’Hôpital de Jour Enfants de Plouguernével / Centre d’Accueil Thérapeutique à Temps Partiel Enfants et Adolescents,
• à 40% au sein du Centre Médico-Psychologique Enfants et Adolescents de Gourin,
• à 10% au sein de l’Accueil de jour Alzheimer.
Missions principales HJE, CATTPEA, CMPEA :
Assurer le secrétariat médico-administratif pour 3 unités de soins, en garantissant la qualité de l’accueil, la gestion des dossiers et la coordination des informations entre les équipes et les familles.
• Accueil et communication :
Accueil téléphonique et physique des patients, familles et partenaires,
Gestion des appels, identification des demandes, orientation vers les professionnels,
Lecture, tri, diffusion et réponse aux mails,
Organisation des rendez-vous et des consultations.
• Gestion medico-administrative :
Création et mise à jour des dossiers patients,
Gestion des informations médico-administratives,
Participation aux réunions de synthèse et comptes-rendus,
Classement, archivage des dossiers.
• Suivi des activités et reporting :
Suivi des venues, entrées/sorties sur le logiciel Hextant,
Saisie de l’activité dans le logiciel CLIP,
Mise à jour des tableaux de suivi (facturation, statistiques, listes d’attente),
Transmission des informations au Service Comptabilité et autres interlocuteurs.
• Rédaction et diffusion :
Rédaction et envoi de courriers, certificats, attestations,
Compte-rendu des réunions de fonctionnement,
Missions Accueil de jour Alzheimer :
• Gestion médico-administrative :
Ouverture/fermeture des dossiers sur Hextant – saisie des venues,
Rédaction de courriers
• Suivi et reporting :
Gestion des repas patients, gestion des kilomètres pour l’acheminement des patients,
Suivi des tableaux de facturation,
Mise à jour des tableaux entrées/sorties, données pour rapport d’activité,
Relations avec le Service Comptabilité
• Archivage et organisation
Particularités du poste :
• Interventions sur plusieurs sites,
• Polyvalence et gestion des priorités
Rémunération selon CCN51
PROFIL RECHERCHÉ :
Compétences techniques
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers (ORBIS, HEXTANT, CLIP, PLANIPSY, Cleemy…)
• Connaissance du fonctionnement hospitalier et des procédures administratives
• Savoir organiser et prioriser les tâches
Qualités personnelles
• Rigueur et organisation
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Autonomie et réactivité
• Sens du relationnel et de l’écoute
• Capacité à travailler en équipe et en transversalité
• Soutien aux collègues : aptitude à assurer des suppléances et à partager les responsabilités dans un esprit d’entraide.
Formation / Expérience
• Diplôme de secrétaire médicale ou équivalent
• Expérience souhaitée en milieu hospitalier ou médico-social
